Aan de slag met sociale veiligheid

In de webinarserie ‘State of the Art HR’ spraken wij met Mehrnoush Golafshan over sociale veiligheid. Sociale veiligheid wordt voor HR-professionals steeds urgenter, door ontwikkelingen in onze maatschappij en de (media) aandacht die groeit voor ongewenst gedrag in verschillende organisaties. 

Waar gaat sociale veiligheid over?
Het gaat bij sociale veiligheid over de mate waarin mensen beschermd zijn en zich beschermd voelen tegen persoonlijk leed dat veroorzaakt wordt door menselijk handelen. Denk aan pesten, discriminatie, seksuele intimidatie, intimidatie, agressie en geweld. Werkgevers zijn verplicht om maatregelen te nemen tegen deze vormen van ongewenst gedrag. Dat is geregeld in de Arbeidsomstandighedenwet. Een randvoorwaarde om dit te kunnen doen, is volgens Mehrnoush Golafshan, expert op het gebied van sociale veiligheid, de oprechte intentie om echt met het onderwerp aan de slag te gaan. “Zonder oprechte intentie ben je al snel aan het afvinken. De vraag is of je dan komt tot gedragen beleid en een gedragsverandering binnen de organisatie.”

Focus niet alleen op onveiligheid
Veel organisaties zijn al bezig met het thema sociale veiligheid. Daarbij zien we vooral een focus op onveiligheid. Mehrnoush merkt dat organisaties vooral bezig zijn met het bestrijden van ongewenst gedrag. Zij pleit echter voor een meer evenwichtige aanpak, want ook aandacht voor veiligheid is erg belangrijk. Om dit duidelijk te maken gebruikt ze de analogie van een tuin. “Stel je voor dat de werkomgeving een tuin is. Het bestrijden van ongewenst gedrag is als het verwijderen van onkruid. Dat is een noodzakelijke stap om een gezonde tuin te hebben. Maar als je alleen maar onkruid verwijdert, krijg je een kale tuin. Je wilt tegelijkertijd ook de zaden van veiligheid in je organisatie planten en blijven voeden.” Ze bedoelt hiermee dat je ook aandacht moet besteden aan psychologische veiligheid en de aan het vergroten van sociale steun binnen de organisatie.

Drie niveaus: beleid, cultuur en ervaring
Vraagstukken over sociale veiligheid zijn vaak complex. Daarom is het waardevol om het onderwerp vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Mehrnoush maakt in haar aanpak onderscheid tussen beleid, cultuur en ervaring.

Beleid gaat over alles wat er op papier is geregeld en gecommuniceerd. Denk aan het vastleggen van omgangsvormen, gedragsregels, meld- en klachtenregelingen. Maar het gaat ook over het in kaart brengen van het sociale veiligheidslandschap: als mensen zich toch onveilig voelen, waar kunnen ze dan terecht, bij wie kunnen ze het melden, welke routes zijn er beschikbaar? En hoe zijn die routes gecommuniceerd? “Het is niet alleen belangrijk dat de wegen er zijn, maar ook dat ze vindbaar zijn voor mensen,” zegt Mehrnoush.

Cultuur is het tweede element. Het gaat daarbij vooral om gedrag in relatie tot het beleid. Hoe gaan mensen om met het beleid, met de geschreven regels? En hoe gaat de organisatie in de praktijk om met het beleid? Als er bijvoorbeeld een klacht binnenkomt, is de afhandeling dan zoals dat in het beleid is vastgelegd? Leren de mensen van de dingen die misgaan?

Een belangrijk aspect bij cultuur zijn ook de ‘bystanders’. Wanneer er een onveilige cultuur is, gaat het niet alleen om de persoon die de last veroorzaakt en de persoon die de last ondervindt. Ook de mensen daaromheen hebben een verantwoordelijkheid. Sonja Bakker, directeur van het Ontwikkelhuis: “Bystanders zijn zich vaak niet bewust van hun verantwoordelijkheid. Maar doordat ze niks doen en de onveilige situatie laten bestaan, zijn ze ook onderdeel van de onveilige cultuur die er op dat moment ontstaat. Mensen ervan bewust maken dat zij medeverantwoordelijk zijn voor de cultuur kan al enorme impact maken op het gebied van sociale veiligheid.” Mehrnoush: “Sociale veiligheid is een sociaal fenomeen. Het raakt iedereen in meer of mindere mate, ook als je niet direct bij een incident betrokken bent. Je bent samen onderdeel van de cultuur, dus is veiligheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid.”

Het derde element van sociale veiligheid dat Mehrnoush noemt is de persoonlijke ervaring. Veiligheid is een subjectieve ervaring die ontstaat in interpersoonlijke relaties, in het contact en de verbinding met anderen. Omdat het een gevoelservaring is, hebben we er niet altijd direct invloed op. Maar we kunnen wel de juiste randvoorwaarden creëren. Het gaat niet om wat we doen, maar om hoe we het doen. De wijze waarop je een vraag stelt kan bijvoorbeeld onveiligheid oproepen, terwijl dat niet zo hoeft te zijn als je hem op een andere manier stelt.

De rol van de HR-professional bij sociale veiligheid
Het moge duidelijk zijn: sociale veiligheid is een thema waar HR mee aan de slag moet. Maar wat is nu precies jouw rol als HR-professional? Allereerst is HR er verantwoordelijk voor dat er beleid komt. Kijk als HR in de organisatie welke interventies er nodig zijn om een verandering in de cultuur te realiseren. Is er bewustwording nodig? Welke training kan helpen? In organisaties worden al veel interventies gedaan op HR-vlak. Kijk in elke interventie die je al doet op HR-vlak, of het nu gaat om verzuim of leiderschapsontwikkeling, of je het onderwerp sociale veiligheid daar als basis in kunt meenemen, adviseert Sonja.

Leiders en sociale veiligheid
Als je aan de slag gaat met het thema sociale veiligheid is het belangrijk om aandacht te hebben voor de leiders binnen de organisatie. Mehrnoush: “Leiders hebben een leidende rol in het bevorderen van sociale veiligheid. Met de keuzes die ze maken en de beslissingen die ze nemen, kunnen ze de toon zetten voor een veilige organisatie.” Het is belangrijk dat leiders het empathische stuk meer gaan ontwikkelen, zegt Sonja. “Hier moet je als HR aandacht voor hebben bij de leiderschapsprogramma's die je hebt of inkoopt.” Je begint dus bij de leiders, maar vergeet de medewerkers niet! Zorg dat zij vaardigheden aanleren die hen helpen dingen makkelijker onder de aandacht te brengen.

Schakel hulp in
En wanneer iemand bij jou als HR-professional aanklopt met een concrete onveilige situatie, en je weet niet precies wat je ermee aan moet, vraag dan advies aan een externe vertrouwenspersoon. Sonja: “Vergeet niet dat vertrouwenspersonen heel veel ervaring hebben op dit thema en wellicht al vaker met deze situatie te maken hebben gehad.” Ook kun je iemand doorverwijzen naar een vertrouwenspersoon.

Masterclass Sociale Veiligheid 
Aan de slag met sociale veiligheid? Sociale veiligheid en integriteit vormen het fundament voor werk dat effectief, gezond en betekenisvol is. Ze dragen bij aan de kwaliteit van dienstverlening en het leervermogen van elke organisatie. Wat is nodig om sociale veiligheid te bevorderen op de werkvloer? Welke rol is er weggelegd voor (strategisch HR) bij het aanpakken van sociale veiligheid in zowel de organisatiestructuur als –cultuur van HR? Op deze en andere vragen krijg je antwoord in deze masterclass.

Het Ontwikkelhuis en sociale veiligheid
Het Ontwikkelhuis vlecht het thema sociale veiligheid in alle instrumenten die we hebben. Denk aan bijvoorbeeld aan de Team Transitie Methode, waarin leiders met hun team van medewerkers aan de slag gaan. Een methode die ervoor zorgt dat je team maximaal gaat renderen, maar met aandacht voor de verbinding en de samenwerking. Alles wat niet besproken is of soms weggedrukt is, krijgt een plaats. Je bespreekt hoe je met elkaar wilt samenwerken en hoe je zorgt dat je lekker samen kunt werken. De andere methode, de Groeiversneller, leert medewerkers vanuit andere perspectieven te kijken vanuit casuïstiek.

Dit artikel schreven wij op basis van het 'State of the art HR' webinar: "De routekaart naar een sociaal veilige organisatie", je kunt het webinar hier terugkijken.